Onboarding: definizione
Nel lessico aziendale, con il termine inglese Onboarding si vuole indicare quell’azione o, meglio, quel processo aziendale di integrazione di un nuovo dipendente all’interno di un organizzazione o, al limite, anche il processo di familiarizzazione di un nuovo cliente con i prodotti o servizi della propria azienda.
Onboarding: significato
Il termine Onboarding, che si può anche riassumere nella definizione di socializzazione organizzativa, fa riferimento al meccanismo attraverso il quale i nuovi dipendenti acquisiscono le conoscenze, le abilità e i comportamenti necessari per diventare membri dell’organizzazione di riferimento e, quindi, membri aziendali in maniera efficace. In sintesi, si tratta pertanto del processo di integrazione di un nuovo dipendente nell’organizzazione e nella sua cultura aziendale. Le tattiche utilizzate in questo processo includono riunioni formali, meeting e conferenze, video, materiale stampato e digitale o orientamenti di e-learning tramite PC per inserire i nuovi arrivati nei rispettivi nuovi posti di lavoro e nella nuova organizzazione.
Le ricerche hanno dimostrato che queste tecniche di socializzazione portano a risultati positivi per i nuovi dipendenti, quali maggiore soddisfazione professionale e impegno organizzativo, migliore rendimento lavorativo, riduzione dello stress e, in alcuni casi, minore propensione ad abbandonare il posto di lavoro. Questi risultati sono particolarmente importanti per un’organizzazione che cerca di mantenere un vantaggio competitivo in termini di una forza lavoro sempre più mobile e globalizzata.
Negli Stati Uniti, ad esempio, si stima che almeno il 25 per cento dei lavoratori nuovi arrivati sono costantemente impegnati in un processo di Onboarding aziendale. Tale percentuale rimane alta nelle organizzazioni aziendali di paesi come Australia, Nuova Zelanda, Canada e, anche, in alcune parti dell’Europa.
Onboarding: processo
Le organizzazioni investono molto tempo e risorse economiche nella formazione e nell’orientamento dei nuovi dipendenti assunti. Ovviamente differiscono per la varietà di attività di cosiddetta socializzazione che offrono per integrare i nuovi lavoratori nella propria struttura. Le prime attività di Onboarding comprendono azioni di socializzazione, programmi di orientamento professionale, strategie specifiche di reclutamento e opportunità di tutoring (relazioni one-to-one con esperti). Le tecniche di socializzazione o di orientamento sono progettate in base alle esigenze, ai valori e alle politiche strutturali di un’organizzazione. Le aziende preferiscono inoltre un approccio sistematico alla socializzazione, o nel caso ad esempio di molte aziende americane, si usa solitamente un approccio chiamato sink or swim (ovvero: affondare o nuotare) in cui i nuovi dipendenti sono sfidati a capire le norme esistenti e le aspettative aziendali senza una guida.
Per quanto riguarda il processo di Onboarding, può essere utile citare due teorici di organizzazione aziendale, ovvero John Van Maanen ed Edgar Schein, che hanno identificato alcune principali tecniche che caratterizzano e rappresentano i modi in cui le organizzazioni aziendali mettono in pratica le strategie di Onboarding. I processi di Onboarding elaborati dai due studiosi si basavano tendenzialmente su approcci di coinvolgimento individuale o collettivo.
Che caratteristiche ha l’Onboarding collettivo rispetto all’onboarding individuale? Onboarding collettivo è quel processo che consiste nell’organizzare i nuovi assunti in programmi di formazione dove tutti i nuovi dipendenti ricevono la stessa formazione aziendale: alcuni esempi possono essere le aule aziendali di formazione base, i corsi di specializzazione lavorativa o, anche, il campo di addestramento per un’organizzazione militare, ecc.. Con l’Onboarding individuale si consente ai nuovi arrivati di sperimentare una formazione tailor made (fatta su misura), non legata ad un gruppo. Esempi di questo processo possono essere, anche se non esclusivamente, i programmi di apprendistato, di stage specifici e di formazione sul posto di lavoro, i corsi in modalità e-learning.
Basandosi sul lavoro di Van Maanen e Schein, un altro teorico di organizzazione aziendale Jones ha proposto nel 1986 la distinzione tra le strategie di Onboarding istituzionalizzato e Onboarding individualizzato. Le aziende che utilizzano processi istituzionalizzati attuano programmi step-by-step, hanno un orientamento di gruppo e si avvalgono delle cosiddette pratiche di mentoring, ovvero attività di formazione nelle quali i dipendenti più esperti affiancano i neoassunti. Si è riusciti a dimostrare che, in questo caso, i nuovi arrivati riescono a recepire le informazioni necessarie, a gestire le proprie aspettative e a sentirsi a proprio agio con la nuova realtà sociale.
Un esempio di organizzazione che usa processi istituzionalizzati è l’università con le nuove matricole iscritte, alle quali vengono offerte giornate di orientamento prima dell’inizio dei corsi.
Per quanto riguarda invece i processi di Onboarding individualizzati, il nuovo dipendente inizia immediatamente a lavorare nella sua nuova posizione affinché possa individuare rapidamente e individualmente le norme, i valori e le aspettative della società durante il suo percorso. In questo sistema di orientamento, i soggetti devono avere un ruolo più proattivo nella ricerca di informazioni e nell’avvio di relazioni di lavoro.
Tuttavia, indipendentemente dalle strategie utilizzate ed indipendentemente dalla grandezza aziendale, vengono spesso applicati dalle organizzazioni i programmi di Onboarding formale, con lo scopo di facilitare la comprensione della cultura aziendale e di inserire i nuovi dipendenti nei rispettivi ruoli lavorativi e nel nuovo contesto sociale organizzativo.
Sulla base di queste informazioni, si può stilare un generico piano delle attività di un processo di Onboarding efficiente che un’azienda dovrebbe prevedere:
- email di benvenuto;
- presentazione degli uffici aziendali;
- presentazione dei colleghi e delle figure di riferimento;
- consegna del materiale informativo;
- assegnazione di un tutor o mentore;
- predisposizione di un programma di formazione ad hoc;
- definizione degli obiettivi.
Differenze tra Onboarding, orientamento e formazione
I termini Onboarding, orientamento e formazione vengono spesso impiegati in maniera interscambiabile ma, in realtà, sussistono differenze sottili che caratterizzano le tre tipologie di attività.
L’orientamento professionale in senso lato è l’attività di supporto nei confronti di chi deve orientarsi per operare una scelta nel mondo del lavoro. In altri casi, all’interno di un’organizzazione aziendale, può anche essere inteso come l’attività di supportare un individuo per indirizzarlo verso determinati ambiti o aree di mansioni o funzioni anziché altri.
La differenza tra l’orientamento professionale in azienda e l’attività di Onboarding si differenzia anche se si prende in considerazione il lasso temporale necessario per metterli in pratica.
Tendenzialmente, la durata dell’orientamento professionale può durare da un mese sino ad un massimo di tre mesi.
Il processo di Onboarding è invece molto più articolato e, a differenza dell’orientamento, necessita di più tempo; in alcuni casi, si può addirittura arrivare ad un anno.
Stessa cosa succede per il concetto di formazione che è spesso confuso con l’Onboarding. Si tratta in realtà di un’attività fondamentale all’interno del processo di Onboarding , dove svolge sì un ruolo chiave ma è solo uno dei tanti elementi che le organizzazioni prevedono all’interno di un piano di onboarding.
Il processo di Onboarding ha infatti lo scopo di creare attaccamento e fedeltà del dipendente all’azienda, a differenza dell’attività di formazione che ha l’obiettivo di trasmettere ai dipendenti conoscenze competenze.