Lo Smart Working è una modalità di lavoro resa possibile dall’evoluzione della tecnologia.
Lo Smart Working è di enorme attualità, anche e soprattutto in occasione di situazioni di emergenza come quella causata dalla pandemia del Coronavirus: dato che fenomeni come quest’ultimo rendono difficoltosi gli spostamenti fisici delle persone, lo Smart Working consente di svolgere a distanza buona parte delle attività lavorative, aprendo nuovi scenari.
Smart Working: cosa significa
Il termine Smart Working significa letteralmente lavoro agile, intelligente.
In Italia, viene spesso definito anche Telelavoro e si tratta di una modalità di svolgimento dell’attività di lavoro alternativa a quella classica.
Si riferisce alla possibilità di lavorare in maniera flessibile e relativamente autonoma, da casa o in qualsiasi posto da remoto, con orari meno rigidamente regolati rispetto a quelli di un classica modalità di lavoro in un ufficio.
Da un punto di vista pratico, si tratta pertanto di una modalità di lavoro svelta, in virtù del fatto che può essere effettuata in qualsiasi luogo, senza la necessità di recarsi in una specifica sede di lavoro, un ufficio o uno studio, privati o pubblici che siano, una scuola, un tribunale, un ente, ecc.
Molte sono le situazioni in cui si può applicare lo Smart Working, rese possibili dalla tecnologia: una lezione scolastica, un corso, un meeting coi propri interlocutori anche a livello internazionale, un evento virtuale.
In generale, è possibile per tutte quelle attività che non richiedono la produzione, il trattamento o lo spostamento fisico di merci e prodotti, se non per la parte amministrativo-contabile.
Concretamente, lo Smart Working è una modalità di lavoro che si sta sempre più diffondendo, in virtù dei vantaggi e delle opportunità che offre sotto svariati punti di vista.
Smartworking: come funziona
Da un punto di vista tecnico, lo Smart Working è reso possibile dalle potenzialità della tecnologia e della rete Web.
Per lo svolgimento dello Smart Working, sono infatti sufficienti pochi strumenti abbastanza comuni:
- un Personal Computer o un Tablet;
- uno Smartphone;
- un collegamento alla rete;
- la posta elettronica;
- qualche software specifico per la propria attività lavorativa e qualche eventuale applicazione per poter comunicare a livello audiovisivo con gli interlocutori del caso.
Da un punto di vista pratico, dal luogo prescelto si tratta di svolgere l’attività lavorativa che, normalmente, viene effettuata presso la propria classica postazione di lavoro.
Il punto della situazione della propria attività con responsabili, dipendenti, clienti o fornitori può essere effettuato con lo strumento di comunicazione del caso: la posta elettronica, una telefonata, una conference call, una videoconferenza.
Smart Working: regole in Italia
Le modalità di svolgimento dello Smart Working non devono essere lasciate al caso per evitare di diminuirne l’efficacia.
La normativa di riferimento che regola lo Smart Working in Italia è il capo II della Legge n. 81 del 22 maggio 2017.
Regola quello che viene definito come Lavoro Agile.
In sintesi, queste le caratteristiche:
- è una modalità agile di svolgimento del rapporto professionale;
- lo svolgimento può avvenire in parte presso le sedi aziendali e in parte esternamente;
- è stabilito attraverso un accordo tra le parti, sempre nell’ambito degli orari previsti da leggi e contratti collettivi;
- ha l’obiettivo di aumentare la competitività e di conciliare il lavoro con le esigenze di vita.
A tal fine, si fa riferimento alla possibilità di definire le modalità organizzative di lavoro, per quanto riguarda le fasi delle attività e gli obiettivi, senza una postazione fissa.
Per lo svolgimento dell’attività, si fa anche riferimento alla possibilità di utilizzo di strumenti tecnologici, assegnati dal datore di lavoro, responsabile del loro buon funzionamento e della sicurezza.
Quanto previsto dalla Legge n. 81 del 2017 si applica anche alle Pubbliche Amministrazioni.
Restano validi incentivi fiscali e premi di produttività anche nella modalità di Smart Working.
Smart Working: opportunità e vantaggi
Sia per il datore di lavoro che per dipendenti, professionisti, lavoratori autonomi, lo Smart Working è pertanto sinonimo di flessibilità, autonomia, orientamento agli obiettivi e maggior responsabilizzazione verso i risultati.
Ciascuno di questi elementi può rappresentare sicuramente un’opportunità di crescita per un’azienda.
Per l’impresa, per poter efficacemente praticare lo Smart Working, occorre un cambiamento dei modelli organizzativi e della mentalità manageriale verso una filosofia aziendale dinamica, moderna, e in grado di valorizzare le risorse umane indipendentemente dalla loro presenza fisica presso la sede di lavoro.
Fondamentale è l’organizzazione dei processi aziendali e delle modalità di lavoro per fasi, cicli e obiettivi: pianificazione e sistemi di verifica diventano fondamentali quando si attiva lo Smart Working.
Ovviamente, fondamentale è anche la predisposizione di un sistema informativo che consenta in maniera agevole i collegamenti, la comunicazione e la trasmissione dei dati.
Dal punto di vista di datori di lavoro e imprenditori, sul fronte pratico, uno degli elementi di indubbio vantaggio dello svolgimento del lavoro in modalità Smart Working è dato ad esempio dalla possibilità di prevedere costi inferiori, relativi ad acquisti o locazioni di uffici e spazi aziendali; in alcuni casi, i locali possono essere infatti di superficie più ridotta o, in altri casi, non essere nemmeno previsti.
Sempre sul fronte del contenimento delle spese, altro elemento di vantaggio dell’introduzione dello Smart Working per l’azienda è l’abbattimento dei costi dovuti alla limitazione delle trasferte di lavoro per meeting e riunioni, soprattutto quando si tratta di spostamenti internazionali.
Dal punto di vista di dipendenti e dei collaboratori, la possibilità di svolgere l’attività lavorativa in qualsiasi luogo da remoto, risparmiando il tempo degli spostamenti, è un enorme vantaggio, soprattutto per chi non risiede in prossimità della sede aziendale di riferimento. Ciò consente di diminuire alcuni vincoli, di ottimizzare i tempi, di avere maggiore libertà e flessibilità nello svolgimento del proprio lavoro, col risultato finale di un miglioramento della qualità di vita.
Infine, sul piano dell’impatto ambientale, la diminuzione degli spostamenti fisici dovrebbe comportare un sensibile calo dell’inquinamento, con effetti benefici su svariati fronti.
Smart Working: rischi
Oltre ai vantaggi, alcuni vedono nello Smart Working dei rischi.
Tra i più evidenti, il fatto che, non avendo un controllo diretto da parte del datore di lavoro e avendo la possibilità di svolgere la propria attività in maniera più flessibile, il dipendente o il collaboratore possa approfittare della situazione e non svolgere adeguatamente il proprio lavoro. Per questo aspetto, vale ovviamente il buon senso e le capacità di pianificazione e di controllo da parte del datore di lavoro: lavoratori svogliati e poco motivati possono essere poco produttivi anche quando sono fisicamente presenti presso la sede aziendale.
Altro possibile rischio riguarda l’aspetto tecnologico: se non vengono predisposti strumenti informatici adeguati e professionali, la salvaguardia dei dati aziendali e la tutela della privacy possono non essere efficacemente preservate.
A causa della pandemia causata dal Covid-19, conosciuto anche come Coronavirus, diffusosi nel mondo a partire dai primi mesi del 2020, le aziende, i professionisti, gli enti, le società di servizi e le pubbliche amministrazioni si sono trovate a dover affrontare la situazione in cui, in buona parte dei casi, sono stati vietati gli spostamenti fisici. Ciò ha spostato l’attenzione verso nuove modalità di lavoro, come lo Smart Working.
Indubbio il vantaggio: i soggetti che operano in modalità Smart Working non hanno la necessità di uscire, diminuendo il rischio di veicolare il contagio.
Grazie allo Smart Working e alla diminuzione degli spostamenti dei lavoratori che utilizzano i mezzi di trasporto, diventa più facile mantenere le distanze di sicurezza, evitare contatti ravvicinati con colleghi, collaboratori, clienti e fornitori, come spesso accade nei locali aziendali in periodi di normalità, e contribuire dunque a ridurre le possibilità di contagio.
In periodi come quelli di quarantena causati dal Coronavirus, le opportunità rappresentate dallo Smart Working vengono ampiamente sfruttate, modificando le abitudini e aprendo nuovi scenari nell’organizzazione del lavoro e dei servizi.
Grazie allo Smart Working, i lavoratori delle aziende e i professionisti hanno la possibilità di gestire le loro attività e di erogare servizi da remoto, contribuendo a non bloccare ulteriormente l’economia già in difficoltà.
Si pensi anche alle attività pubbliche che non possono fermarsi anche per le nuove necessità: richieste di documentazione, domande per aiuti al reddito, pagamenti, ecc.
Nel settore della sanità, possono essere ad esempio emessi telematicamente ricette o certificati medici in tutti quei casi in cui non sia necessaria una visita di persona.
Anche l’istruzione sperimenta una nuova dimensione, con lezioni online, esami universitari e tesi di laurea discussi in videoconference.
Il periodo di emergenza dovuto alle conseguenze della diffusione del Coronavirus ha sicuramente incrementato la conoscenza e la sperimentazione delle opportunità rappresentate dallo Smart Working, accelerandone la diffusione anche nelle aziende e in aree di attività che, prima, non ne avevano mai fatto uso.